レンタルスペースでシンポジウムを成功させる

レンタルスペース

自前のセミナールームや研修室を確保するとなると、多額の初期投資や定期的固定費が生じます。そのため、近年は自社屋内の会議室や研修室を整理して実務スペースに転換していく企業が多くなっています。そのような企業は、セミナーや研修を社外の貸し会議室でおこないます。その方がコストを低く抑えられるからです。

コスト以外にも、セミナーや研修を社外の貸し会議室でおこなうことにはメリットがあります。




 

ラグジュアリーな空間を利用する意味



「会社説明会」、「面接会場」、「新入社員研修」といった機会では、それをおこなう場所や空間が成果・効用・士気・意欲といったものに影響をおよぼすことがあります。

まず場所柄でいえば、大手町や八重洲、新宿、渋谷といった「都会の中の都会」でおこなえば、採用候補者や新入社員は「ここ、すごい会社なんだな」と感じて、入社したい意欲、これからはじまる仕事へ向けた士気を高めるでしょう。

そして会場となる建物の規模やデザインのかっこよさ、会場室内のビジネスライクで無駄がないスタイリッシュな内装と調度品の豪華さです。やはり、「こんなスペースを使える会社なんだ」と感じるでしょう。意欲、士気を高めます。

もちろん、そんな場所にそんなスペースを自前の常設の形で持つのは多くの企業にとって困難でしょう。しかし、その気になれば時間貸しのレンタル料金だけでそのようなラグジュアリーな空間が利用できるのです。そのことにより、会社説明会、面接、新入社員研修の効果・成果は大きく高まります。

また、それ以外の趣旨のセミナーでも、上記のようなスペースでおこなえば集中力や意欲が高まり、学習効果が高まることが期待できます。単純に「すこし非日常的で新鮮」という感覚を持つだけでもその効果はあります。

お金を出すだけの意味、価値はあるのです。

 
来てもらいやすい場所でセミナーを開く

ほとんどの貸し会議室は交通の便がよいターミナル駅に展開しているため、セミナーにたくさんの人を集めるためには有利と書きましたが、すこし別の観点でも有利なところがあります。

自社屋内のスペースでセミナーをおこなうケースを考えてみます。多くの会社は駅からすこし離れたところにあり、そして都市部はたくさんの細い道と小さいブロックに分かれていますので、経路が複雑になりがちです。

そのようなケースでは、セミナー参加者が道に迷って遅刻するような事態も起こりかねません。これを避けるために、駅から自社までの道々、分かれ道や曲がり角ごとに誘導の人員を置かなければならないなど、余計な手間がかかります。

これに対し、ターミナル駅ちかくに展開している貸し会議室であれば、ほとんどの場合、経路がシンプルですから、誘導の人員をわざわざ配置する必要はありません。貸し会議室の利用がコスト減につながる要素のひとつはこの点にもあります。

 
手際よくスムーズな受付も可能に

セミナーはふつう、予約などを通じてあらかじめ出席者が決まっているものです。ということは、出席者が会場に到着したときに、これを迎え受け付ける「レセプション・受付」が必要になります。

「受付」はかなりたいへんな仕事です。到着した出席者にあいさつして、所属と名前をたずねます。出席者リストの中にその名前をさがし、ネームプレートと資料を手渡します。有料のセミナーの場合は、さらに参加費を徴収し、お釣りを出したり領収書を発行したりといった対応までしなければなりません。こういった作業は言葉で言う以上にかなりたいへんで、慣れた人でないと時間がかかります。受付が不手際だと、気がつけば出席者が受付で長蛇の列……ということにもなりかねません。

そこで、貸し会議室業者にオプションサービスで受付の代行を依頼するという方法に、検討の価値が出てきます。上記のような作業を毎日のようにおこなっている「受付のエキスパート」による、手際の良いスムーズな受付が期待できます。




 

さまざまなホスピタリティも提供可能



上記の「受付」もホスピタリティの一環ですが、それ以外にも貸し会議室が提供可能なホスピタリティがあります。

たとえば、クローク・サービスです。セミナー中は不要でじゃまになる荷物を預かるサービスです。冬場であればコートを預かるなどすると、出席者に喜ばれることでしょう。

また、セミナーでは出席者が集中して受講していますから、数十分ごとに休憩時間をとるものです。その10分程度の休憩時間に、お茶やコーヒー、ミネラルウォーター、軽食などを摂って気分をリフレッシュできるようにすると、やはり出席者に喜んでもらえるでしょう。自動販売機コーナーがあったり、ドリンクバーを設置していたりする貸し会議室も見つかりますし、セミナー室の外にロウテーブルとソファ、キオスクを置いたロビーフロアがある貸し会議室もあります。

 
さらにしっかりした食事も提供可能

ちょっとした休憩時間の軽食にとどまらず、ランチタイムに食事を提供できる貸し会議室も数多くあります。提携しているケータリング業者を通じて仕出し弁当を届けてもらうなどといったオプションサービスです。

貸し会議室の多くはターミナル駅のちかくにありますから、周辺に飲食店は豊富にあります。出席者に個別に外で食事を済ませていただく運営ももちろんできるわけですが、そうしますと午後のセッション開始に遅刻される方もいらっしゃるかもしれません。それはそれで「自己責任」というところはありますが、そういう事態が最初から起こりえないようにランチもセットしてしまうという方策も、出席者に対する親切と言えるでしょう。

また、ケータリングサービスを利用すれば、セミナー終了後に「懇親会」という形で飲食の宴に移行することも可能です。マンション投資など各種のインベストメントに関連するセミナーならば、終了後の懇親会は投資促進の機会になりますし、管理職養成セミナーのように、さまざまな企業から係長クラス、課長クラスの人物が集まっている場であれば、BtoBでおたがいにつながりを持っていく機会になります。こうしたメリットは、主催者にとってセミナーの魅力を高める大きな付加価値となるでしょう。

 
その他、特殊なサービスも

たとえば国際的なセミナーで、多くの国から出席者を迎えるといったケースでは、多言語対応の同時通訳サービスが必要になります。開催するスペース自体も通訳ブースをそなえた国際コンフェレンスセンターのようなところが望ましいでしょう。大手の貸し会議室ならば、提携業者をつうじて通訳人員まで提供できます。

また、セミナー内容を記録して書籍化することもよくあります。この場合、映像・音声の記録をもとに「文字起こし」をする必要が出てきます。文字起こしは、実はかなりの特殊技能です。ハイレベルの知識が必要で、相当の訓練と経験を積まないとできません。そして、音声の文字化は、慣れた人でも「音声データ時間の3倍」はかかると言われます。

このような文字起こし作業をおこなう専門の業者があります。そうした業者を貸し会議室に紹介してもらうこともできます。プライバシーポリシーを明示して政府から「Pマーク」認証を受けている、機密保持の面で安心できる業者に文字起こしをまかせることができるでしょう。



 

貸し会議室で開催するセミナーのメリット



以上のように、自社屋内のスペースではなく貸し会議室でセミナーを開くことには数々のメリットがあります。経験・実績の豊富な業者はセミナー開催のエキスパートですから、セミナーの効果を最大化するサービスがかならず受けられます。





 

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